總是做到心力交瘁，專案依然超時失控？學習「一頁紙做兩倍事」，用 ITTO 系統思維將輸入到輸出完整分解串聯。單頁視覺化追蹤，過程優化、成果精準達標，將複雜專案流程化繁為簡，IMC精選「一頁紙做兩倍事」書中要點，協助您告別低效努力，精準掌握每個環節！
在職場上，你是否遇過以下的狀況：工作好像永遠都做不完，永遠有「更急的」插件，每天不斷加班？提案提了五次，主管、客戶還是不滿意，變來變去沒有方向？遇到需要跨部門合作，每個部門都有自己的困難，最後仍舊是你自己完成？
逢甲大學專案管理碩士在職學位學程主任楊朝仲在著作《一頁紙做兩倍事，高效專案工作法》中，提供以「一頁紙」做專案管理的工具和方法，同時達到高效率、高效能的工作目的。
楊朝仲點出專案的定義是「在有限的時間內，透過一群人共同合作，創造出獨特的產品、服務或成果，來解決重要的問題，或者做到使命必達」。要達成這個目標，中間有許多關鍵點需要克服：有限的時間、一群人共同合作、解決重要問題。
「一頁紙」高效管理的概念結構
用「一頁紙」來達到的高效工作術，其概念公式為：
“一頁紙=底層邏輯＋價值導向＋化繁為簡”
其中，「底層邏輯」要能夠探究專案的本質；「價值導向」需要摸清楚老闆和客戶想要的是什麼成果、需要什麼樣的交付標的；「化繁為簡」則是需要提供沒有時間的老闆和客戶，可以秒懂的重點，同時要看見全貌、避免窮忙。
書中介紹的一頁紙工具中，ITTO圖（Input, Tool, Technique, Output）是能有效擺脫窮忙、提升應變穩定力、並促進協作槓桿力的關鍵工具。
ITTO圖與專案管理中常見的甘特圖（Gantt Chart）有著本質上的不同。楊朝仲指出，甘特圖主要呈現工作項目的「流程」與「進度」資訊，確保專案能如期完成。然而，當專案發生無法如期、如質、如預算的問題時，甘特圖卻無法顯示工作項目之間的「因果關係」，難以從中找到問題發生的根本原因。
ITTO圖則專注於追蹤因果關係（A影響B，B影響C）。它不僅呈現工作項目和流程，更明確標示了每個工作包的投入與產出，清楚展現它們如何串聯，使管理者能夠看見工作因果連動的全貌。
ITTO圖構成要素與運作邏輯
ITTO圖把終極的交付標的，拆解為數個「工作包」，將工作包視為「處理單元」，其運作的概念為：
- 投入 (Input)： 進入處理單元的項目。
- 工具 (Tool)：在單元內使用的工具。
- 技術 (Technique)：或是處理單元所需的技術。
- 產出 (Output)： 經過處理後產出的成果。
一項工作包的產出項目，往往會成為下一個工作包的投入項目，ITTO圖便是透過這種方式，具體呈現各個處理單元之間相互串聯的因果關係全貌。
以「製作咖哩飯」為例，它包含的「工作包」有1.燉煮處理、2.電鍋煮飯處理、3.盛盤處理。
燉煮處理單元內，需要「投入」馬鈴薯、肉、洋蔥、咖哩等食材，透過燉煮「工具」及「技術」處理，最後產出咖哩。
電鍋煮飯處理也包含了ITTO，依比例「投入」生米、水，透過「工具」電鍋，產出白飯1和2都產出後，才能進入3.盛盤處理，白飯咖哩醬裝盤，產出咖哩飯。
在面對複雜的工作時，用一張ITTO圖把任務、期程拆解為工作包展開，可以讓主管一目瞭然理解因果關係。
促進溝通與向上說服的一頁式ITTO
ITTO圖以視覺化方式展現複雜的系統聯動關係，有效解決了跨部門溝通斷層，和主管/客戶期待因為缺乏理解全貌，導致決策不斷變動的痛點，避免無頭蒼蠅式的窮忙。善用ITTO可以達到：
1.打通跨部門協作：
- 解決跨部門溝通「看不到全貌、各做各的」盲點。
- 可以清楚呈現所有工作包、投入/產出以及負責的部門，理解前後因果影響。
- 使得團隊成員理解專案是「協同合作」而非單純的分派工作，若自己延誤或敷衍了事會影響到誰，從而強化了協作的責任感。
2.高效應對變更與向上說服：
- 當客戶或主管要求變更時，ITTO圖能展現「牽一髮動全身」的效果。
- 專案經理可以升到空中，像無人機一樣看到整個系統。藉由這張圖，能讓主管和客戶在短時間內瞄懂變更對專案全貌的影響。
- 透過ITTO圖，可以快速估算出變更可能導致的後果，例如需要「追加預算」或「延後時程」。以因果圖表更有利向上說服。
3.視覺化溝通，快速達成共識：
- 最有效的溝通方式是圖像式。一頁紙一張ITTO圖，能夠快速呈現全貌，有利於與客戶或主管快速理解與討論共識，這對於處理緊急且複雜的專案任務至關重要。
總之，「一頁紙做兩倍事」的工作法，不僅是追求速度，更是建立一套系統性的專案分析與優化流程。無論您身處科技業的產品開發、顧問業的客戶提案，還是行銷業的活動企劃，是時候告別過去依賴蠻力、不斷救火的低效模式了！立即嘗試運用 ITTO 架構分解您的下一個專案，並用單頁圖表視覺化您的進度地圖。將精準掌控權掌握在自己手中，讓高效不再是口號，而是專案必然的結果。
參考來源：《一頁紙做兩倍事，高效專案工作法》楊朝仲著，天下雜誌出版
（整理：行銷團隊 蘇岱崙）
