你是否會覺得，上班明明很努力，但事情總是做不完？工作越來越複雜，需要開會協調，雖然「會會相連到天邊」，卻好像花了太多時間討論，卻還沒辦法做好決定？每天來上班最累的不是體力，其實是「心」？
魔鬼藏在細節裡，如果能掌握好細節的準備，可以讓工作更有效率，也可以像準備派對的驚喜一樣，令人期待。這些準備，也不只在於事務上，工作者的身心、情緒、人際如果都能被照顧好，就能隨時都有充沛能量迎接任務挑戰。
日本人氣職場顧問小森優在《【圖解】贏在基本功的100招速效工作術》一書中，智慧又精準傳遞這些職場效率心法，可以隨時翻閱熟悉，也適合放在工作案頭，作為「職場御守」。小編最有感的就是有關「開會」這個章節：「會開會的人，工作才不會累！」以下摘錄分享書中建議效率開會的好方法：
一、好的會議只做一件事，需掌握共同目標
好的會議應該讓每個參與者都知道、都有共同的目標，而每個出席會議的人也都有在會議中的角色。如果參與的人只是「來開會」，卻並不清楚會議目標、自己該扮演的角色，很難有效率推進或決定工作。
開會之前，應該先決定好會議的目標，例如「解決問題」、「提出點子」、「做出決策」、「教育」等，在開會前將會議目的、議程事先通知讓所有與會者知道，好讓參加者有準備。
二、前置準備到位，才能精準掌握會議時間
會議的事前準備包括擬定計劃、資料準備、通知等，若能是先列好檢查清單，可以確保不疏漏，掌握進度與推進工作。書中建議的會議前置準備清單如下：
（截自《【圖解】贏在基本功的100招速效工作術》）
如果是線上或混成會議，也要記得一開始就分享會議室連結給與會者，前一天寄送提醒通知，提早準備設備，避免技術問題延遲會議。
三、會議黃金時間45分鐘，開場30秒定調整場節奏
有些公司設定的基本開會時間為1小時，有些更短，是30分鐘。作者建議理想的開會時間是45分鐘。這45分鐘如何佈局？開場前5分鐘先和與會者說明議題，接下來10分鐘表達意見、提案，接著討論和交換意見約20分鐘，最後彙整總結、確認跟進行動約10分鐘。作者提到，這只是建議的時間，有些會議或許可以更短！
在會議後，以條列式重點整理會議記錄也非常重要，目的是為了記錄重要決策事項、確認後續行動，也確保與會者認知一致。對於未能出席會議或後續加入任務的夥伴來說，清楚簡潔的會議記錄也非常有幫助。
目前透過AI工具，可以將語音轉為文字，也能提取重點，若能善加利用，可以大幅縮短製作會議記錄的時間，「越早分享會議紀錄，就能越快進入下一步驟」！
Tips:讓效率翻倍會議的Chek List
| 項目 | 細節重點 | 準備狀態 |
| 1. 明確會議目標 | 釐清是「解決問題」、「提出點子」、「做出決策」還是「教育培訓」？建議一場會議只專注一件事。 | ● |
| 2. 確定參與角色 | 確認每位出席者都有其角色與必要性，避免「陪榜」情況，提升溝通效率。 | ● |
| 3. 議程與資料發送 | 事先擬定議程（Agenda）並準備相關參考資料，提前通知與會者，讓大家有時間預習。 | ● |
| 4. 時間進度規劃 | 以「45分鐘」為黃金基準，規劃開場（5min）、提案（10min）、討論（20min）及總結（10min）。 | ● |
| 5. 連結與通知 | (線上會議適用) 提早分享會議連結，並於前一天寄送提醒通知，確保路徑暢通。 | ● |
| 6. 設備環境測試 | 確認投影設備、視訊系統或錄音/AI紀錄工具是否運作正常，避免技術故障耽誤時間。 | ● |
| 7. 開場準備 | 準備好會議開場引言，定調整場會議的節奏與氛圍。 | ● |
參考來源：《【圖解】贏在基本功的100招速效工作術：職場新鮮人、新手主管、卡關上班族的實用生存技能，讓你不瞎忙，做得又快又好》，采實出版
（文／行銷團隊 蘇岱崙）
