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公司機密外泄?! 7個常見卻容易忽略的管道

企業機密就是企業命脈,是企業具有競爭力的基石,領導者在面對外界探索公司機密時,往往有較高的警覺,能巧妙應對,但要做到機密滴水不漏,光靠領導者的機敏是不夠的,而是要全體員工共同保護才行

一般員工不是沒有保護公司機密的認知,而是沒有公司機密的概念,不知道機密的範圍在哪。因此,往往在不經意間,就讓機密外流了!其實,一些細微末節的小事,也會透露了公司的機密。以下為七個常見卻易忽略的機密洩漏管道,快看看自己是否也這麼做了?

管道一 : 合作廠商

當朋友在業務上希望您推薦合作廠商時,我們通常會推薦自己認識或是公司有配合的良好廠商,但是這些配合良好的廠商,多是長久合作,因此,多少瞭解公司的資源分配與競價,可藉此得知公司在這方面的成本運用。舉個例子,如果你的公司大部分的客人都會購買某個產品,這個產品的供應商,有可能在不經意的聊天,讓同業知道了你的購買數量,進一步大概了解你的營運狀況。

管道二 : 談論公司營業額與業績

歲末年終最可能談論到「公司今年的業績怎麼樣?」「營業額多少?」這方面建立在想要瞭解自己是否有年終獎金或加薪的問題上。當談到公司營業額與業績時,就是透漏了公司營運的狀況,可推敲出公司未來的發展,倘若被競爭對手得知,可成為其擬定業務方向的參考數值。

管道三 : 閒聊公司內的八卦

辦公室人多嘴雜,免不了八卦,不論是同事間、部門與部門或是對自己的朋友,上班族常常閒話家常的就是八卦,但這些八卦如果涉及到人事異動、業務訊息、主管資料等等資訊時,都往往是最深入、不可讓外人知道的公司組織問題或業務方針。

管道四 : 談論自己薪資、獎金與福利

上班族最在意的就是薪資、獎金與福利,在公司內,一般是不能討論這個問題,但是在私底下,與親朋好友聚會時可以嗎?很多人沒想這麼多,認為只是在說自己的薪資與對於公司獎金與福利,並無傷大雅,但卻不知道這些訊息代表了公司的人事成本,也是公司機密的一部份,可能成為競爭對手作為人事評估的參考。

管道五 : 轉寄信件到私人信箱

工作做不完時,或是想要備份重要資料時,有人會選擇把信件轉寄到自己的私人信箱或傳到自由網硬碟、隨身碟等等,這些作法非常方便,但同時也增加了資訊被洩漏的管道,管道一多,公司機密的外泄變得更防不勝防。

管道六 : 讓朋友進到辦公室

上班族加班是家常便飯的事,但加班時,會有同事將自己的朋友帶進來辦公室來等自己下班,或是在假日時來陪自己加班,這些時間,通常公司內都不會有太多人,這時,非公司同事就有可能看到公司內部的一些比較機密資料,機密外泄就可能發生。

管道七 : 廢紙回收利用

很多公司為了省成本,會用廢紙來列印一些工作上的資料,在列印資料前,請先確認廢紙背面(不要那一面)是否有涉及到公司的任何資訊,以防廢紙再利用時,將公司機密給洩漏出去了。

結論

可見,對企業來說,最大機密安全問題不是駭客,而是握有珍貴資訊卻可能無意間就洩漏的員工,無論隸屬哪個部門,每個人手上都握有一部份對企業而言具有價值的資訊,所帶來殺傷力絕對非同小可。

為了防止擦槍走火的可能,領導者要做足監督的責任,可限制每個員工知道機密的部份而非全貌,並從上到下、同事與同事之間以身作則,來貫徹機密的保護。更積極的做法是,能對各種可能洩密的管道擬定計劃,透過特定管道、時間或區域的限制來監督,並不斷提升保密的技術,才能有效杜絕公司機密的洩漏。

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