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薪資外包是什麼?為什麼越來越多企業都在用?

公司企業將一部分的工作事務外包,是很常見的,但人事薪水這樣敏感的機密資訊,為什麼這麼多公司還會將薪資外包出去?而薪資外包又包含哪些項目呢?

薪資外包

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薪資外包是什麼?

薪資外包是指企業將平日與薪資有關的作業,從員工到職,到人員離職,其中的各種作業程序,交由專業的薪資委外公司來做,讓企業的HR可以專注在核心業務上,節省實質費用或是人力成本。除了字面上的薪資計算,常見如社會保險作業、各項代付代扣計算、人事法規與薪資稅務問題諮詢等等,下面會針對薪資外包內容講解。

薪資計算及相關作業,是企業眼裡,屬於不應該占用HR太多時間的非核心業務,卻又萬分重要,這在中大型企業及外商公司是十分常見的一個外包項目。而越來越多小型公司,也開始選擇薪資外包,因公司規模小,薪資計算又是一個繁雜且會造成額外壓力,但又非常隱私的作業,因而交由第三方專業的公司來處理。

薪資外包服務有哪些?

也許大家印象中是幫忙算薪水的公司,但實際包含的服務項目則是可多可少,專業的薪資外包服務,能夠了解客戶真實的需求,彈性的配合,這是很重要的。
較常見的薪資外包服務包括:

  • 員工資料維護 / 考勤資料處理 / 每月薪資計算 / 各項代付代扣計算
  • 社會保險相關作業
  • 製作薪資發放明細,提供員工薪資單(E-mail / 線上查詢)
  • 人事相關費用預估(年終獎金、未休年假)
  • 勞工退休金設算、提撥計算、退職相關作業流程
  • 彙整年度薪資所得資料
  • 勞基法規與薪資稅務問題之諮詢服務

薪資外包的優勢是什麼?

降低成本

這可以分為公司可見費用,或是人事成本的降低。因成本考量選擇薪資外包的公司,通常原本自己公司的薪資作業,會使用較多的人力來做這件事;不過多數的公司會薪資外包,主要還是將這些雖是例行性,卻又屬於高專業度的作業,交由專門的公司來處理,減輕自身的負擔。以外商公司來看,成本也許是考量,更重要的則是風險管理,且HR部門可以將薪酬這塊,只做對公司核心發展有關的部分(比如薪酬規劃調整),薪資作業則外包執行。

資訊安全控管

薪資是極度隱私且須保密的,計算薪水的員工,需要擁有公司的高度信任,而這類的員工,來做薪資計算卻有點大材小用了。

較具規模且專業的薪資委外公司,會有專門的計算薪水軟體,市場上也有公司單純使用如excel來計算薪水,但這樣數據較無法整合大數據利用,以及會有正確性及安全性問題。除了系統外,審查薪資委外公司的作業流程更是重要,一定要比原本的機制還嚴密許多,才有價值。選擇廠商時,可以從往來資料如何加密處理,到資料如何控管(ex:權限、機房監控),這些流程細節中評估。

穩定性維持

薪資計算相關作業是重複性及壓力值都很高的工作,負責的員工容易有離職率高且較不穩定的問題,造成大公司HR部門其他同仁工作量驟增,小公司甚至連主管老闆都可能需要涉入處理的狀況,將薪資外包給有信譽的公司,就會變成這個「事務」長期固定有廠商協助,而公司內部HR同仁則負責對接窗口即可。

確保合法

不論規模大小的公司,都會遇到和勞基法或稅法相關法令有關的問題,且薪資計算或作業需要因應法規調整,如二代健保、補充保費、變形工時…etc,這些其實是很困擾HR的一件事,現今勞工意識抬頭,公司也擔心影響到形象,更重要的是合法問題。優良的薪資委外公司,勞基法與稅法資訊會持續更新,除了平日作業確保合法性,更可以扮演輔導客戶並符合法規的角色。

薪資外包費用是多少?

客戶端當然會想快速詢問薪資外包費用多少,這與員工人數,外包服務的內容有密切關係,市場上少則一個月費用一萬元以下,多則像上萬人的公司,按人次計費都有。應該先條列出自身公司所需要的服務開始,希望外包執行到什麼程度,進而與薪資委外公司詳細討論,再提供報價。在前期討論的契合度,也可以做為日後合作的參考。

薪資外包公司推薦

薪資外包聽起來簡單,但公司在尋找廠商時,卻是非常謹慎,甚至列為”風險管理”的一環,這時候參考該薪資委外公司的經驗值及聲譽就是一個很好的指標。當已有幾家業界推薦的薪資委外公司名單後,再來就是客製化的服務了,採用大型軟體固然很好,但這類的系統針對客製化的需求,比較難達到預期,或是系統商會限制客制化的需求。

常見的薪資委外公司類別如人力資源公司及會計師事務所。而近年來企業將薪資外包時,越來越將「勞基法」相關規範,列為重點考量,主要是因為台灣的勞基法最近10年來法條改變許多,細節條件日新月異,交由專業在人力資源管理的公司負責作業流程,也漸漸成為企業的偏好。

IMC精英成立30年以上,提供全方位人力資源服務,並有專門處理薪資委外的部門,數十年的經驗,發現主要承接客戶最在意的服務要求,多為強調遵循合法、人員穩定度、資料安全控管、客製化服務,及忠於客戶企業文化,在您選擇薪資外包的供應商時,不妨可以參考上述幾點。

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