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2大心法,教你如何找到契合公司文化的員工

【EMBA雜誌354期 2016年2月號】

IMC精英人力資源 總經理吳若萱/主答

Q 我們是一家網路公司,公司的文化是勇於挑戰,大部分的員工也都是比較主動積極的類型。去年,公司新進了幾位員工,面試時都表現得相當不錯,但開始工作後,有幾位員工工作方式與態度都較為保守,也不太願意嘗試或學習新東西,在公司裡有些格格不入,幾個月後就離職了。過完年後,我們想再增加新員工,在面試時,應該如何更準確地判斷,應徵者和公司的文化是否相符?

A 找到對的員工,是每家企業永遠的課題。當企業發現,新進員工表現不像當初預期的,甚至幾個月之後就離職,公司首先要做的事是:檢視自己內部,並從兩個面向思考:

第一,如果我們找到的是符合公司文化的員工,是否依然留得住他?

當有新的員工加入時,主管或公司的角色應該是伴隨他成長,協助他成功。建議主管在一開始的時期,盡量每天都簡單、輕鬆的關切一下員工,問問他適應得如何。等員工開始上軌道後,再逐漸的將關切調整為一週一次,兩週一次等等。如此一來,能增加與新進員工對話與互動的機會,避免他在還不夠了解公司的情況之下,看到某個單一的點就對公司產生誤解。

有些新進員工可能不敢直接把心中的疑惑向直屬主管說,這時候,招聘此員工進來的人力資源部門,便可以人資的角度去關心他,例如,問問員工覺得公司怎麼樣?開始工作後和來面試時的感受是否一致?又或者,公司可以為新進員工,安排一位與他階級差不多的同仁,協助解答他對於工作上的一些疑惑。

第二,公司所認為的企業文化,與別人眼中的相符嗎?

許多企業在找人時,常常陷入一個盲點,公司自己認定的企業文化,並不一定已經表現在企業內部,或者並不一定符合外界對公司的評價。舉例來說,有一家中小企業,老闆自己就是創業家,他自己的個性是很敢衝的,也覺得他想要這樣子的公司,但這並不保證他公司裡的文化就是如此,或是他的員工都符合這樣的特質。

因此,建議公司以第三者的角度去看,其他人所認知的公司文化是什麼,以檢核自己是否符合想要呈現的企業文化。公司可以嘗試以下幾種做法:詢問已經離職的員工,他們認為公司的企業文化是什麼樣子,比較可以聽見真實的答案,進而思考之中的落差原因。此外,在面試時,公司可以問問面試者,他對公司的印象是什麼。公司還可以請第三方調查,協助了解外界對於公司的印象。

面試時,聽多於說

許多主管在面試時,常常立刻滔滔不絕地講自己公司的歷史、文化,有哪些發展等等。要特別注意的一點是,若主管一開始就大量提供這些資訊,面試者很可能就會讓自己的回答符合公司的文化,設法展現自己是符合公司文化特質的人。

在面試的過程中,主管應該多藉由提問,讓面試者說更多的話,然後盡量去聽他的回答是否一致,再慢慢地去判斷他是否是公司需要的人。若真的要詳細介紹自己的公司,可以在面試的後半段,主管已經聽面試者回答足夠的問題之後,再介紹公司。

假設公司想要找的是喜歡挑戰的員工,公司可以多問面試者過去的實際工作經驗。例如,過去工作中最讓你感到興奮,或有成就感的部分是什麼?過去工作當中,你覺得自己與哪一個職務最契合?你喜歡與哪一類的同事共事?之前的公司,有哪些文化是你喜歡的?此外,也可以問一些生活上的問題,例如,你的朋友通常怎麼形容你?和朋友出去玩的時候,你會提出意見嗎?

用問題避開陷阱

在聽面試者回答問題、敘述自己的過程之中,有兩個陷阱應該小心。第一,不要因為面試者的一個回答,而產生概論,只單看一個行為、一個點,很容易造成誤判,錯失人才。

為了得到更接近真實的答案,也協助公司更了解面試者,有一個技巧是持續提問。當面試者回答了一個問題以後,主管應該根據他的回答,再進一步提出問題。

舉例來說,當面試者回答,他的休閒活動是聽音樂,如果主管沒有繼續詢問,可能會在心裡判斷對方是一個文靜的人,也許會不太適合具有挑戰性的工作。但如果主管再繼續問,你對音樂有興趣嗎?你喜歡什麼樣的音樂?面試者可能回答,因為之前的工作很有挑戰性,很忙碌也常精神緊繃,所以他會利用假日時聽聽古典音樂,可以放鬆一下心情,也讓自己的腦子休息。

第二點需要注意的則是,在面試過程中,不要太快決定是否雇用面試者。每位面試主管都會有自己喜歡的員工特質。假設你喜歡的是很外向、勇於挑戰、口條很好的員工,當你面對一個乍看之下,很符合這些特質的面試者時,就要在心裡不斷提醒自己,盡量多問一些問題,來驗證他的特質,究竟是否是公司需要的。

仔細聆聽一致性

說到問題,許多面試者在面試前,會事先了解公司狀況,對於面試有所準備這是好的,但準備得過多很可能讓公司無法觀察到面試者最自然的那一面。

這時,主管不妨試著運用交叉提問,避免只聽到準備好的答案、過於包裝的語言,或是不一致的訊息。正因為人的行為大部分是有一致性的,在問問題時,主管可以跳一下順序,也許在對方談到前一個工作時,跳回去問更早以前的工作經驗。又或者主管可以在面試過程中,有技巧性地重複詢問類似的問題,看看面試者的答案是否一致。

假設你的公司是服務業,有一位面試者說,自己喜歡具有挑戰性的工作,很嚮往服務產業。但你發現,他過去在一家製造公司待了七年,也許你可以加問一句,那在之前的公司工作時,你是怎麼調適自己的?

也許這位面試者回答,儘管之前的公司工作內容重複性比較高,但公司允許他運用不同的方式去完成工作。他能夠從中得到自己想要的學習,因此,克服了某些不適應。

除此之外,主管也能從創造比較輕鬆的面試氛圍著手,讓面試者呈現更真實的自己。一般來說,當一位面試者表現得很緊繃,專注度很高,有可能代表他正試著表現出自己最好的樣子。如果主管能以比較輕鬆的方式開始談話,例如,在面試開始時,跟他說:「要不要先喝口水。」或者「包包可以放在旁邊椅子上,你可以坐得舒服一些沒關係。」試著讓面試者降低防備,才有可能看到他比較真實的一面。

另一方面,若公司在尋找的是高階主管,在應徵者的同意之下,公司可以進行背景調查,向這位應徵者過去工作中常一起共事的同事,以及他的直屬主管,詢問他的工作狀況。

真實最重要

最後要提醒的是,面試時,主管要真實呈現公司的狀況,不要讓面試者對公司有不對的期待或想像。因此,主管要先思考,我們的企業文化現狀到達什麼樣的程度?是公司裡大部分員工都這樣嗎?還是已經有一半的員工開始展現這樣的行為?又或者是正要開始轉變而已?

若公司期待未來能成為一家創新的企業,員工都能勇於接受挑戰,但是目前還在努力當中,當公司找了一位具有這樣特質的員工進來,就必須事先向他說明清楚公司目前狀態可能還是稍微保守一些,招聘他加入是因為公司即將開始的轉型,若他將來在工作上有任何疑問或不適,都可以馬上提出來。

總結來說,無論是面試者或是公司,真實地呈現自己,都是減少彼此不適應的最好方法。

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